Comment organiser son espace de travail en tant qu’auto entrepreneur ?

L’auto entrepreneur doit assurer plusieurs tâches et notamment toutes les tâches administratives relatives à l’exercice de son activité; en plus de la réalisation de ses missions professionnelles proprement dites.

Une organisation bien menée s’avère, de ce fait, indispensable pour garantir le fonctionnement optimal de l’entreprise.

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Dégager le bureau

Le bureau est l’élément central de l’espace de travail. Le bureau de l’auto entrepreneur est souvent encombré par de nombreux documents. Les papiers administratifs, les dossiers de suivi des clients et autres fichiers s’y accumulent au fil de l’évolution de l’entreprise. Pourtant, le désordre n’est pas propice à la concentration. Un bureau bien rangé est la clé de l’organisation.

Commencez, donc, par dégager le bureau pour ne garder que les outils de travail essentiels, à savoir: l’ordinateur (écran, clavier, souris ou PC portable), l’agenda, un carnet pour prendre des notes et les petites fournitures comme les stylos, les crayons, l’agrafeuse, la perforeuse, à ranger dans; le tiroir du haut ou dans un rangement dédié (porte stylo, casquettes spéciales, etc.).

Vous devez aussi avoir une corbeille à papiers, à poser juste à côté de votre chaise de bureau, pour vous débarrasser de tout ce qui ne sert plus sur le bureau et dans les tiroirs, et faire, ainsi, de la place.

Garder les fichiers nécessaires à portée de vue

Les documents nécessaires pour un suivi quotidien, le courrier journalier ainsi que les dossiers en cours de traitement doivent être mis à portée de main et à portée de vue. Vous pouvez les placer, dans un porte document à mettre dans un coin du bureau. Les ranger dans les tiroirs du bureau constitue aussi une solution efficace pour désencombrer au mieux votre bureau tout en en les ayant en permanence à portée de main.

Une étagère de rangement, à placer à proximité du bureau représente également une bonne alternative pour avoir un espace de travail bien aéré. Si vous optez pour cette solution, vous devez vous équiper de classeurs pour ranger les dossiers dans un ordre logique (alphabet, couleurs, etc.) et, ainsi, pouvoir trouver un fichier spécifique très rapidement.

Archiver vos documents de travail

Faire le tri est nécessaire afin de bien organiser les tâches. Les anciennes factures, les dossiers classés et tout autre document qui ne requiert plus de suivi quotidien peuvent être archivés. Cependant, vous ne pouvez pas vous en débarrasser définitivement. Ces papiers constituent des preuves concrètes ou des justificatifs indispensables en cas de souci d’ordre administratif, juridique ou financier.

Vous devez consacrer un rangement spécial comme une armoire sécurisée, dotée d’un bon système de fermeture, pour ces archives. Les dossiers doivent y être classés dans un ordre logique pour vous permettre de vous y retrouver dans le cas où vous devez les ressortir.

Adopter la même organisation dans votre ordinateur

Pour se mettre dans les conditions les plus propices à la concentration, vous devez adopter la même organisation pour votre lieu de travail physique et votre espace de travail numérique.

Aussi, vous feriez mieux de désencombrer le bureau en créant des partitions dans les disques durs et en veillant à placer les fichiers en cours dans un seul dossier qui doit être facilement et rapidement accessible.

Comme pour le rangement physique de vos documents en papier, les anciens fichiers doivent être enregistrés dans un dossier archive à mettre dans un emplacement sécurisé.

Il est absolument recommandé de copier tous les fichiers dans un disque dur externe ou tout autre support de stockage externe pour prévenir tout risque de perte de données numériques.

Ce conseil vaut notamment pour les auto entrepreneurs qui privilégient la dématérialisation des tâches administratives.